FIL

Oversikt

Trykk på [Fil]-tasten i dokumentarkiveringsfunksjonen ved utskrift eller overføring av en original i hvilken som helst modus for å lagre originalen som en fil i hovedmappen eller lagret egendefinert mappe samtidig som den skrives ut eller overføres. Den lagrede filen kan hentes frem senere, slik at du kan kopiere eller sende originalen på nytt uten at du trenger å lete den fram.
Når en fil lagres ved hjelp av "Fil" uten at du har lagt til filinformasjon, tildeles filen følgende brukernavn og filnavn automatisk.
Brukernavn: Ukjent bruker
Filnavn: Modus_Dag-måned-år_time-minutt-sekund
(Eksempel: Kopi_20110404_112030)
Lagret til: Hovedmappe

Drift

Nedenfor ser du et eksempel der vi forklarer fremgangsmåten for hvordan du bruker "Fil" i kopimodus.
Legg i originalen og trykk på [Forhåndsvisning]-tasten.
Plasser originalen i skuffen for dokumentmating på den automatiske dokumentmateren, eller på dokumentglasset.
Avhengig av hvilke kopieringsfunksjoner som brukes, er det også tilfeller der du må endre innstillinger før en forhåndsvisning kan vises.
Trykk på [Fil]-tasten for å legge til filinformasjon.
For å velge brukernavn, filnavn, mappe og egenskapsinnstilling, se ”Filinformasjon”.

Slik lagrer du på HDD:
For å lagre på en ekstern minneenhet:

Etter at du har konfigurert innstillingene ovenfor, kommer du tilbake til denne skjermen. Gå til neste trinn.
Hvis du ikke ønsker å tilordne et brukernavn eller annen informasjon til filen, går du videre til neste trinn.
Trykk på .
Du kommer tilbake til startskjermen for kopimodus, og [Fil] vil fremheves.
Velg kopiinnstillinger, og trykk deretter på [Start farge]- eller [S/H]-tasten.

Filinformasjon
Fremgangsmåten for detaljinnstillinger beskrives nedenfor.
Hvis du angir en egenskap, brukernavn, filnavn og mappe, blir det enklere å behandle og søke etter filene. Og hvis [Konfidensielt] er valgt som egenskap og det er opprettet et passord, er det ikke mulig for andre å vise filen uten tillatelse.
Endre egenskapen
Beskyttelsesinnstillingen kan velges for filer som er lagret ved hjelp av dokumentarkiveringsfunksjonen. Dette forhindrer at en fil flyttes, eller at den slettes automatisk eller manuelt.
Tre egenskaper er tilgjengelige for lagrede filer: "Deling", "Beskytt" og "Konfidensielt". Når filen lagres med "Deling"-egenskapen, er filen ikke beskyttet. Når filen lagres med "Beskytt"- eller "Konfidensielt"-egenskapen, er filen beskyttet.
Samtlige filer som lagres i Hurtigfilmappe lagres som "Deling"-filer. Når en fil lagres i hovedmappen eller i en egendefinert mappe, kan "Deling", "Beskytt" eller "Konfidensielt" velges.
Deling En fil med egenskapen "Deling" kan endres til en "Beskytt"- eller "Konfidensielt"-fil ved hjelp av "Egenskapsendring" i Jobbinnstilling.
Beskytt "Beskytt" krever ikke at et passord angis, men forhindrer at filen blir flyttet, slettet eller endret. Et passord kan ikke opprettes. Ikonet vises med modusikonet i filtasten til en beskyttet fil.
Konfidensielt For å beskytte en "Konfidensielt"-fil, blir et passord innstilt. (Passordet må tastes inn for å hente opp filen.) Ikonet vises med modusikonet i filtasten til en konfidensiell fil.
Restriksjoner for endring av egenskap
  • En fil som er satt til "Deling" kan endres til "Beskytt" eller "Konfidensielt" etter behov. Men en "Deling"-fil som er lagret i Hurtigfilmappe kan bare endres til "Beskytt".
  • En fil som er satt til "Beskytt" kan endres til "Deling" eller "Konfidensielt" etter behov. Men en "Beskytt"-fil som er lagret i Hurtigfilmappe kan bare endres til "Deling".
  • En fil som er lagret i Hurtigfilmappe kan ikke endres til "Konfidensielt". Hvis filen flyttes til Hovedmappe eller til en Egendefinert Mappe, kan egenskapen endres til "Konfidensielt".
  • Det kan ikke velges to egenskaper for én enkelt fil.
Velg [Egenskap] i Filinformasjon-skjermen.
Når du har valgt [Konfidensielt], skriv inn et passord (32 sifre) med talltastene.
For hvert siffer du skrive inn vises "".
Slik angir du et brukernavn
Trykk på [Brukernavn]-tekstboksen.
Når brukerautentisering er i bruk, velges brukernavnet som ble brukt til innlogging automatisk. I dette tilfellet er ikke det trinnet nødvendig.
Du må først lagre brukernavnet ved å velge [Brukerkontroll] i "Innstillingsmodus" → [Brukerliste].
Trykk på tasten for brukernavnet.
Du kan alternativt velge et brukernavn ved å trykke på [Hent med registreringsnummer]-tasten og skrive inn brukernummeret.
Brukernummeret må først angis ved å velge [Brukerkontroll] i "Innstillingsmodus" → [Brukerliste].
Trykk på .
Systemet går tilbake til skjermen for trinn 1 og viser det valgte brukernavnet.
Slik tildeler du et filnavn
Du kan tildele filen et filnavn.
Trykk på [Filnavn]-tekstboksen og skriv inn filnavnet.
Angi et filnavn på opptil 30 tegn.
Filnavn
  • Hvis et filnavn som allerede eksisterer spesifiseres, vil en tilde og et serienummer tilføyes etter filnavnet og denne filen lagres som en egen fil. Filnavnet skiller ikke mellom små og store bokstaver.
    Hvis for eksempel filen "test.txt" allerede eksisterer og du spesifiserer filnavnet "TEST.TXT", vil filen lagres som "TEST.TXT~1".
  • Hvis lengden på filnavnet overskrider grensen, vil overflødige tegn utelates og et serienummer vil tilføyes på slutten av filnavnet.
Spesifiser mappen
Spesifiser mappen for lagring av filen.
Trykk på [Lagret til]-tekstboksen.
Hvis det velges et brukernavn med en "Min mappe"-innstilling, blir brukerens "Min mappe" automatisk valgt.
Trykk på tasten for den mappen der du vil lagre filen.
Hvis det er opprettet et passord for mappen, vises en skjerm for inntasting av passordet. Angi passordet (fem til åtte sifre) med talltastene, og trykk på .
Opprett PDF for PC-søking
Trykk på [Opprett PDF for PC-søking]-avkrysningsboksen til , og en offentlig PDF for PC-søking vil opprettes når filen lagres.
Tilbake til toppen